I. W zakresie obsługi Rady Miasta:1) obsługa sesji Rady Miasta:a) dostarczanie radnym, Prezydentowi i jego Zastępcom oraz osobom zaproszonym zawiadomień o sesji wraz z projektami uchwał i innymi materiałami,b) doręczanie Prezydentowi przed sesją, opinii i wniosków Komisji Rady o przedkładanych projektach uchwał i innych materiałach,c) sporządzanie protokołów z przebiegu obrad Rady oraz udostępnianie ich zainteresowanym,d) przygotowywanie materiałów z obrad tj. uchwał, stanowisk, wniosków, wyciągów oraz przekazywanie ich odpowiednim organom i czuwanie nad ich realizacją,e) prowadzenie rejestru i zbioru uchwał, ogłaszanie uchwał w sposób zwyczajowo przyjęty,f) przekazywanie uchwał:- Prezydentowi Miasta,- w ramach nadzoru do Wojewody Lubelskiego oraz w zakresie spraw finansowanych do Regionalnej Izby Obrachunkowej,- do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubelskiego zgodnie z obowiązującymi przepisami,g) rejestracja uchwał Rady Miasta (jako organu stanowiącego) w systemie Edicta Legis,h) przekazywanie interpelacji, zapytań i wniosków radnych, czuwanie nad ich terminowym załatwieniem oraz prowadzenie rejestru,i) organizowanie stałych dyżurów radnych, spotkań radnych z wyborcami oraz obsługa techniczna tych spotkań,j) obsługa techniczna:- Młodzieżowej Rady Miasta Chełm we współpracy z Wydziałem Oświaty,- Chełmskiej Rady Seniorów we współpracy z Wydziałem Spraw Społecznych,k) przygotowywanie wniosków o odznaczenia i wyróżnienia.2) obsługa komisji: Budżetu i Rozwoju Gospodarczego, Rodziny, Zdrowia i Ochrony Środowiska, Komisji Rewizyjnej, Oświaty, Kultury i Sportu, Porządku Publicznego i Inwentaryzacji Mienia Komunalnego Rady Miasta:a) wysyłanie zawiadomień i materiałów na posiedzenia komisji,b) protokołowanie posiedzeń komisji, opracowywanie materiałów z posiedzeń, wniosków i opinii oraz przekazywanie ich odpowiednim organom, a także czuwanie nad ich realizacją oraz ich ewidencjonowanie,c) udzielanie komisjom niezbędnej pomocy w opracowaniu planów pracy, informacji z działalności komisji oraz danych statystycznych dotyczących członków komisji,d) udzielanie komisjom pomocy organizacyjnej w realizacji zadań.3. w sprawach związanych z organizacją pracy Rady Miasta:a) prowadzenie obsługi kancelaryjno - biurowej Przewodniczącego RM oraz radnych w sprawach wynikających w wykonywania mandatu radnego,b) przygotowywanie materiałów i projektów uchwał Rady dotyczących funkcjonowania Rady i jej komisji zleconych przez Przewodniczącego Rady,c) reklamowanie radnych na czas wojny oraz prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi,d) przygotowywanie informacji i sprawozdań na wniosek Przewodniczącego Rady i Przewodniczących Komisji,e) organizowanie, obsługa techniczna i protokółowanie konsultacji społecznych nad projektami rozstrzygnięć poddanymi konsultacji oraz podawanie wyników do publicznej wiadomości, w zakresie wskazanym przez Radę,f) wykonywanie zadań związanych z wyborami Prezydenta i Parlamentu RP, Parlamentu Europejskiego, Rady Miasta oraz ławników, a także referendum,g) współudział w organizowaniu świąt państwowych oraz miejskich,h) przechowywanie oraz rejestrowanie prowadzonej dokumentacji,i) podejmowanie czynności zmierzających do zapewnienia współdziałania Rady i jej organów z organizacjami społecznymi i związkowymi,j) kompletowanie przepisów samorządowych,k) prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami oraz petycjami wpływającymi do Rady Miasta a także ich rejestru,l) przekazywanie do załatwienia spraw wniesionych podczas przyjęć interesantów przez Przewodniczącego, Wiceprzewodniczących oraz radnych RM a także czuwanie nad ich terminowym załatwieniem,m) prowadzenie rejestru wniosków i postulatów mieszkańców i innych podmiotów kierowanych do Rady oraz spotkań z mieszkańcami i innymi podmiotami i dokumentacji w tym zakresie,n) tworzenie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie: obsługi sesji Rady Miasta, obsługi Komisji Rodziny, Zdrowia i Ochrony Środowiska, Budżetu i Rozwoju Gospodarczego Rady Miasta, prac związanych z wyborami Prezydenta i Parlamentu RP, Parlamentu Europejskiego, Rady Miasta, ławników, referendum oraz oświadczeń majątkowych.4) obsługa rad osiedli:a) organizowanie niezbędnej pomocy merytorycznej i technicznej radom osiedli oraz zapewnienie obsługi spotkań (protokołowanie) z radnymi, Prezydentem Miasta, Zastępcami Prezydenta Miasta,b) prowadzenie dokumentacji oraz przekazywanie wniosków do załatwienia odpowiednim organom, zgłaszanych przez rady osiedla a także czuwanie nad ich terminowym załatwieniem oraz ich ewidencjonowanie,c) organizacja wyborów do rad osiedli.II. W zakresie planowania Budżetu Obywatelskiego:a) przygotowywanie projektów uchwał Rady i zarządzeń Prezydenta Miasta dotyczących zasad funkcjonowania Budżetu Obywatelskiego,b) tworzenie Biuletynu Informacji Publicznej oraz zakładki tematycznej na stronie miasta w zakresie informacji dotyczących Budżetu Obywatelskiego,c) przygotowywanie materiałów dotyczących Budżetu Obywatelskiego tj. ogłoszeń, informacji, list zadań, kart do głosowania, wykazu zadań wybranych do realizacji podczas głosowania,d) organizowanie, obsługa techniczna konsultacji społecznych i spotkań z mieszkańcami,e) prowadzenie wykazy złożonych formularzy zgłoszenia zadania do realizacji w ramach Budżetu Obywatelskiego,f) organizowanie, obsługa techniczna i protokółowanie obrad Zespołu do spraw Budżetu Obywatelskiego,g) organizowanie w zakresie technicznym siedziby głosowania nad Budżetem Obywatelskim,h) przygotowywanie sprawozdania z realizacji Budżetu Obywatelskiego.
Urząd Miasta Chełm - 2017-03-10 - Chełm (lubelskie)