- Zakres obowiązków:1. Obsługa procesu realizacji faktur zakupowych wpływających do biura w terminie pozwalającym na ich terminową zapłatę:- przeprowadzanie wstępnej kontroli formalnej i merytorycznej, - wpisywanie kosztów wynikających z faktur do prowadzonych zestawień z podziałem na źródło finansowania i miejsce ich powstania,- dla faktur związanych ze zużyciem mediów, podział kosztów na budynki oraz najemców zgodnie z zawartymi umowami najmu,- wprowadzanie danych wynikających z faktury do prowadzonego rejestru zamówień publicznych,- wprowadzanie danych wynikających z faktury do Zintegrowanego Systemu Informatycznego - SIMPLE.ERP z podziałem na rodzaje kosztów i źródła finansowania,- przekazywanie faktury do płatności zgodnie z ustalonym obiegiem dokumentów.2. Prowadzenie rejestru zamówień publicznych biura.3. Prowadzenie rejestru zużycia mediów z podziałem na budynki (energia elektryczna - dystrybucja i sprzedaż, woda i ścieki, gaz, energia cieplna) zgodnie z fakturami zakupowymi oraz rejestru stanów liczników zgodnie z cyklicznie przekazywanymi przez kierowników obiektów danymi. Bieżąca analiza zgodności danych.4. Prowadzenie rejestrów umów opiniowanych przez i zawieranych z inicjatywy biura (dostawy, usługi, darowizny, najmu, dzierżawy, współpracy, sponsorskie). 5. Prowadzenie i bieżąca aktualizacja tabel podziału kosztów mediów na najemców zgodnie z zawartymi umowami najmu.6. Obsługa procesu realizacji umów i zamówień zlecanych przez biuro zgodnie z Instrukcją udzielania zamówień publicznych.7. Obsługa procesu realizacji umów najmu długoterminowego.8. Obsługa procesu realizacji najmów krótkoterminowych, w tym:- ofertowanie najmu powierzchni,- sporządzanie kalkulacji potencjalnego najmu zgodnie z wewnętrznymi regulacjami,- bieżąca korespondencja z potencjalnym najemcą, w tym negocjowanie warunków udostępnienia,- poszukiwanie rozwiązań odpowiadających zapotrzebowaniu potencjalnego najemcy,- dokonywanie wstępnej rezerwacji przedmiotu najmu we współpracy z Działem Planowania Dydaktyki,- bieżące informowanie kierowników obiektów o planowanym najmie, konieczności modyfikacji wyposażenia przedmiotu najmu,- prowadzenie dokumentacji najmu,- bieżące przygotowywanie obciążeń za najem oraz prowadzenie ewidencji opłat. 9. Obsługa procesu udostępnień powierzchni dla organizacji studenckich, kół naukowych oraz jednostek uczelnianych.10. Pomoc w przygotowywaniu pomieszczeń na konferencje, zjazdy i inne uroczystości organizowanie przez Uniwersytet.11. Sporządzanie projektów umów, pism, zleceń, zamówień, zapytań ofertowych, protokołów, wniosków itp. wynikających z działalności biura.12. Prowadzenie i bieżąca aktualizacja zestawień powierzchni wynajętych i wydzierżawionych na potrzeby podatku od nieruchomości.13. Prowadzenie ewidencji oraz dokumentacji własnościowej gruntów, nieruchomości i budynków, sporządzanie zestawień dla potrzeb prawno-ewidencyjnych i bieżących.14. Prowadzenie ewidencji gruntów, nieruchomości i budynków, sporządzanie zestawień dla potrzeb prawno ewidencyjnych i bieżących, współpraca w zakresie kompletowania dokumentacji posiadanych przez Uniwersytet nieruchomości.15. Opracowywanie założeń do projektów planów rzeczowo finansowych oraz planów zamówień publicznych.16. Opracowywanie danych do kalkulacji kosztów eksploatacyjnych poszczególnych obiektów (pomieszczeń). 17. Zlecanie bieżących napraw firmom zewnętrznym. 18. Prowadzenie spraw związanych ze szkodami.19. Przygotowywanie analiz i zestawień na potrzeby kierownika biura i kierowników innych jednostek.20. Przygotowywanie i redagowanie pism, projektów umów oraz prowadzenie archiwizacji dokumentacji.21. Administrowanie wysyłanych maili oraz umieszczanie informacji na stronie internetowej.- Wynagrodzenie: 2300 zł/brutto. Praca na umowę o pracę na początek na okres próbny do trzech miesięcy. Docelowo praca na stałe oraz możliwość rozwoju zawodowego. Praca w pełnym wymiarze czasu pracy.- Praca będzie wykonywana od poniedziałku do piątku w godzinach: 7:30-15:30. Niezbędne wymagania:1. Wykształcenie wyższe lub średnie (preferowane z zakresu prawa, ekonomii, finansów lub administracji), 2. W przypadku wykształcenia średniego staż pracy na podobnym stanowisku przynajmniej 3 lata,3. Umiejętność obsługi narzędzi pakietu MS Office,4. Biegła znajomość języka polskiego w mowie i piśmie (w przypadku obcokrajowców),5. Kompetencje komunikacyjne, kultura osobista i umiejętność współpracy z ludźmi,6. Dobra organizacja pracy,7. Umiejętność interpretacji przepisów i analitycznego myślenia.Wymagania dodatkowe:1. Znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym,2. Podstawowa znajomość przepisów prawa ze szczególnym uwzględnieniem: kodeksu cywilnego, kodeksu handlowego, ustawy o finansach publicznych.
UNIWERSYTET EKONOMICZNY W KATOWICACH - 2019-02-12 - Katowice (śląskie)