Zakres wykonywanych zadań na stanowisku:1) Bieżąca obsługa sekretariatu, w tym: przyjmowanie składanych przez klientów poradni pism, wniosków, skarg i innych dokumentów oraz potwierdzanie ich złożenia na kopiach, udzielanie informacji klientom poradni oraz kierowanie ich do właściwych merytorycznie pracowników, awizowanie gości do dyrektora i wicedyrektora poradni, obsługa centrali telefonicznej i faksu, czuwanie nad sprawnym obiegiem informacji miedzy sekretariatem a pracownikami poradni, tworzenie dobrej atmosfery i pozytywnego wizerunku poradni. 2) Rejestracja dzieci zgłoszonych do poradni z wykorzystaniem programu Progman Poradnia PP,3) Zakładanie Kart Indywidualnych dzieci,4) Dokumentowanie w programie Progman Poradnia PP form udzielanej pomocy przez poszczególnych pracowników,5) Przygotowanie protokołów przekazania dokumentacji z archiwum poradni do innych placówek,6) Prowadzenie w programie Progman Poradnia PP rejestru kart indywidualnych wydanych z archiwum pracownikom Poradni oraz kart indywidualnych przekazanych do innych placówek.7) Prowadzenie w programie Inwentarz Optivum ewidencji wyposażenia i ewidencji środków trwałych (wg Klasyfikacji Środków Trwałych) z podziałem na osoby i pomieszczenia.8) Prowadzenie strony internetowej Poradni.9) Przygotowywanie i obsługa umów cywilnoprawnych: umów zleceń, umów o dzieło.10) Prowadzenie rejestru umów zawartych przez Poradnię oraz prowadzenie zestawień faktur Poradni wystawionych przez Bydgoskie Biuro Finansów Oświaty (BBFO).11) Zgłaszanie awarii sprzętu biurowego firmom serwisującym.12) Sporządzanie wykazu potrąceń, które mają się znaleźć na listach płac i przekazywanie ich do BBFO.13) Sporządzanie dokumentacji ubezpieczeniowej w celu umożliwienia zgłoszenia i wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników oraz członków ich rodzin.14) Wydawanie sprzętu elektronicznego pracownikom Poradni, prowadzenie rejestru sprzętu wydanego, sprawdzanie zwracanego sprzętu pod względem uszkodzeń i kompletności.15) Obsługa elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP oraz platformy Elektroniczny Obieg Dokumentów.16) Współpraca z Bydgoskim Biurem Finansów Oświaty w obrębie zadań wynikających z zakresu obowiązków.17) Zastępowanie pracowników administracji podczas ich nieobecności w pracy w zakresie:a) bieżące przekazywanie danych w ramach Systemu Informacji Oświatowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz przygotowanie danych do okresowych sprawozdań w ramach Systemu Informacji Oświatowej,b) sporządzanie list obecności pracowników oraz dokonywanie odpowiednich bieżących wpisów,c) prowadzenie ewidencji obowiązkowych badań lekarskich wstępnych, okresowych, kontrolnych, kierowanie pracowników na ww. badania,d) prowadzenie ewidencji obowiązkowych szkoleń bhp i ppoż., kierowanie pracowników na ww. szkolenia,e) przechowywanie kompletu zapasowych kluczy w kasie oraz ewidencjonowanie przedmiotów znajdujących się w kasie.f) odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie archiwum poradni, w tym przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej pełnej ewidencji, wycofywanie akt z ewidencji archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy, udostępnianie dokumentacji, przygotowanie do przekazania i przekazanie materiałów archiwalnych do właściwego miejscowo archiwum państwowego, inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej i udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, uzupełnianie dokumentacji ucznia o wcześniejsze wyniki badań z archiwum poradni oraz z innych poradni psychologiczno pedagogicznych i pozostałych placówek, wydawanie pracownikom Poradni dokumentacji z archiwum poradni, zgodnie z instrukcją kancelaryjną i instrukcją archiwalną obowiązującą w Poradni,g) wystawianie, ewidencjonowanie i rozliczanie delegacji służbowych pracowników Poradni,h) prowadzenie spraw dotyczących wynajmu pomieszczeń Poradni, w tym przygotowywanie umów najmu, przedkładanie ich do akceptacji,i) przygotowanie danych, monitorowanie sytuacji i sporządzanie deklaracji oraz korekt deklaracji: o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, na podatek od nieruchomości, opłat abonamentowych za używanie odbiorników RTV itp.Warunki pracy na danym stanowisku:1) praca w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (od poniedziałku do piątku) po 8 godzin dziennie wg harmonogramu (godziny pracy 7.30-15.30; 10.00-18.00; 8.00-16.00),2) obowiązki wykonywane w budynku poradni: pomieszczenia i gabinety na parterze oraz pierwszym piętrze, budynek częściowo przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych,3) przejazdy komunikacją miejską do Urzędu Miasta Bydgoszczy, Bydgoskiego Biura Finansów Oświaty lub innych instytucji na terenie Bydgoszczy, 4) wykorzystanie w pracy komputera stacjonarnego i laptopa oraz urządzeń peryferyjnych: drukarka, skaner, a także urządzeń biurowych: telefon, faks, kserokopiarka,5) kontakt bezpośredni z klientem oraz współpraca z innymi instytucjami.W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Poradni Psychologiczno Pedagogicznej nr 2 w Bydgoszczy, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wyniósł 6%.
Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna Nr 2 w Bydgoszczy - 2018-08-06 - Bydgoszcz (kujawsko-pomorskie)