Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:1. Prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu Gminy wStegnie w zakresie:-prowadzenia archiwum Urzędu oraz nadzoru nad terminowym i właściwym przekazywaniem akt do archiwum;-prowadzenia spraw związanych zjednolitym rzeczowym wykazem akt wramach istniejących symboli ikategorii archiwalnych oraz przygotowywaniem wtym zakresie stosownych projektów izarządzeń Wójta;-przyjmowania iprzechowywania dokumentacji spraw zakończonych zposzczególnych referatów isamodzielnych stanowisk Urzędu Gminy;-porządkowania iudostępniania dokumentacji;-należytego zabezpieczenia dokumentacji przed zniszczeniem bądź zabraniem przez osoby nieupoważnione;-prowadzenia ewidencji dokumentacji warchiwum;-prowadzenia ewidencji udostępnienia archiwum;-przeprowadzania skontrum dokumentacji;-przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;-przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego iinnych właściwych archiwów;-stałej współpracy zArchiwum Państwowym wMalborku;-prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury iwilgotności powietrza warchiwum;-doradzania pracownikom urzędu wzakresie właściwego postępowania zdokumentacją wporozumieniu zkoordynatorem czynności kancelaryjnych;-prowadzenia innych czynności archiwalnych zgodnie zobowiązującymi przepisami prawnymi izarządzeniami Wójta Gminy.2. Prowadzenia spraw dotyczących świadczeń socjalnych dla pracowników Urzędu Gminy;3. Przekazywanie aktów prawnych na poszczególne stanowiska;4.Organizowania szkoleń;5.Wykonywania zadań koordynatora wzakresie przekazywania akt do archiwum zakładowego;6.Naliczanie ekwiwalentów pieniężnych dla pracowników Urzędu Gminy za obuwie, odzież roboczą, pranie odzieży roboczej oraz ekwiwalentu pieniężnego za zakup umundurowania dla pracowników Straży Gminnej;7.Prenumeraty czasopism;8Dokonywania analizy kosztów funkcjonowania Urzędu oraz pilnowanie terminowego regulowania opłat;9.Zaopatrzenia Urzędu wniezbędny sprzęt, wyposażenie imateriały eksploatacyjne biurowe iśrodki czystości;10.Prowadzenia punktu potwierdzania profilu zaufania dla umożliwienia przesyłania korespondencji systemem e-puap;11.Zlecania konserwacji idrobnych napraw wpomieszczeniach biurowych wbudynkach Urzędu gminy;12.Nadzór nad utrzymaniem porządku iczystości wbudynkach administracyjnych Urzędu Gminy.13.Nadzór nad aktualizacją polis ubezpieczeniowych na zabezpieczenie mienia gminnego, OC, NW oraz realizację umowy zBROKEREM wzakresie organizacji przetargów na ubezpieczenia.14.Nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych;-w tym wymiany iuaktualnianie pieczątek gminnych oraz ich rejestracja15. Prowadzenie rejestrów:-planowanych iodbytych szkoleń-dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego;16.Inicjowania działań na rzecz ochrony zdrowia;17. Stała obsługa elektronicznego obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją. 18. Dokonywanie wstępnej oceny celowości operacji gospodarczych powodujących powstania zobowiązań związanych ze sprawami prowadzonymi na zajmowanym stanowisku pracy.19. Kontrola pod względem merytorycznym, legalności i zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych w zakresie spraw związanych z zajmowanym stanowiskiem.20. Zastępowanie pracownika ds. techniczno-kancelaryjnych oraz pracownika ds. obsługi Rady Gminy w zakresie obsługi komisji i sesji Rady Gminy. 21.Wykonywanie dodatkowych poleceń wydawanych przez Wójta Gminy, Z-cę Wójta i Sekretarza Gminy.Pełna treść ogłoszenia znajduje się na stronie http://bip.stegna.pl/wakaty/2/83/Pracownik_ds_administracyjnych_i_archiwum/
Gmina Stegna - 2019-11-29 - Stegna (pomorskie)